ΕΝΑ ERP ΣΤΗΝ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΤΩΝ ΤΑΧΥΜΕΤΑΦΟΡΩΝ

 

Στοχεύοντας στον τομέα αυτόν τόσο στην ελληνική αγορά όσο και στο εξωτερικό η Step One ανέπτυξε την κάθετη λύση Microsoft Dynamics NAV για εταιρείες courier. H λύση αυτή βασίστηκε στο γνωστό ERP Microsoft Dynamics NAV, το οποίο επεκτάθηκε και εμπλουτίστηκε με επιπλέον λειτουργικότητα, έτσι ώστε να καλύπτονται με ένα ενιαίο ERP σύστημα όλες οι ιδιαιτερότητες και οι ανάγκες μιας εταιρείας ταχυμεταφορών. Η εν λόγω λύση εφαρμόστηκε στην εταιρεία Interattica SA – DPD.

Για τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά των εταιρειών courier, την εφαρμογή και τα οφέλη της λύσης μίλησαν στο Supply Chain & Logistics magazine, o διευθύνων σύμβουλος της Step One, κ. Κώστας Ζαγκλής και ο operations director της Interattica, κ. Dean Dowdy.

Σκιαγραφώντας το πλαίσιο λειτουργίας τους, ο κ. Ζαγκλής υποστηρίζει ότι «ήδη οι εταιρείες courier παρέχουν υπηρεσίες για την παραλαβή, μεταφορά και παράδοση εμπορευμάτων είτε μεταξύ αποθηκών και των καταστημάτων μιας εταιρείας, είτε προς τον τελικό πελάτη (B2B και B2C), κάτι που παραδοσιακά διεξάγονταν από μεταφορικές εταιρείες και εταιρείες διανομών. Η βασική αυτή υπηρεσία μπορεί να συνδυάζεται και με την παροχή όλων των άλλων τυπικών υπηρεσιών courier (όπως η είσπραξη χρημάτων επί αντικαταβολή, η επιβεβαίωση παράδοσης, η ασφάλιση των αποστολών κ.λπ.). Παράλληλα, τα τελευταία χρόνια έχει αρχίσει να αναπτύσσεται σταδιακά από τις εταιρείες courier και η παροχή υπηρεσιών third party logistics, για προσωρινή αποθήκευση και διανομή εμπορευμάτων.

Επομένως με τα δεδομένα αυτά οι εταιρείες ταχυμεταφορών, περιλαμβάνονται μέσα στην ευρύτερη έννοια των εταιρειών supply chain & logistics».

 

Οι ανάγκες και η λύση

Μέσα στο πλαίσιο αυτό, όπως περιγράφηκε, ο κ. Ζαγκλής μας δίνει μια πρώτη εικόνα τα βασικών χαρακτηριστικών της λύσης που αναπτύχθηκε για τον συγκεκριμένο τομέα. «Η λύση Microsoft Dynamics NAV-Courier, βασίστηκε στο πολύ γνωστό ERP σύστημα της Microsoft, το Microsoft Dynamics NAV (Navision). Αποτελεί μία ειδική λύση η οποία έλειπε από τις πολλές κάθετες λύσεις που διαθέτει διεθνώς το προϊόν Microsoft Dynamics NAV και η οποία πρόκειται σύντομα να πιστοποιηθεί από την Microsoft. Το ERP λειτουργεί επάνω στην τεχνολογική πλατφόρμα της Microsoft κι έτσι μπορεί να χρησιμοποιήσει άμεσα και χωρίς προβλήματα τις διαθέσιμες εφαρμογές, καθώς και την τεχνολογία και τα εργαλεία της Microsoft. Η ανάπτυξη των ειδικών λύσεων και της πρόσθετης λειτουργικότητας έχει γίνει μέσα στο Microsoft Dynamics NAV χωρίς να επηρεάζει την standard λειτουργικότητα του συστήματος».

Έχοντας μια πρώτη εικόνα των χαρακτηριστικών αναρωτηθήκαμε σχετικά με το ποια ήταν η ανάγκη που οδήγησε την Interattica να πραγματοποιήσει την εν λόγω εφαρμογή. O κ. Dowdy μας εξηγεί: «Αρχικά το Microsoft Dynamics NAV av είχε επιλεγεί από την Interattica για να καλύψει μόνο τις ανάγκες της οικονομικής διεύθυνσης, ενώ όλες οι άλλες λειτουργίες operation της εταιρείας (συμπεριλαμβανομένης και της τιμολόγησης) καλύπτονταν από ένα ξεχωριστό σύστημα. Η εφαρμογή του Microsoft Dynamics NAV (έστω και στην αρχική περιορισμένη του μορφή) ήταν πολύ επιτυχημένη και διαπιστώθηκε πολύ γρήγορα ότι το σύστημα είχε πολύ περισσότερες δυνατότητες από αυτές που χρησιμοποιούσαμε. Έτσι και σε συνδυασμό με κάποια προβλήματα που αντιμετωπίζαμε με το προηγούμενο operational σύστημα της εταιρείας, αποφασίστηκε η σταδιακή εγκατάλειψη του παλαιού συστήματος και η αντικατάστασή του με το Microsoft Dynamics NAV το οποίο θα αποτελούσε ένα ενιαίο σύστημα που θα κάλυπτε όλες τις διαδικασίες της εταιρείας».

Όσο για τα βήματα που ακολουθήθηκαν για την εγκατάσταση, ο κ. Ζαγκλής επισημαίνει ότι αυτή έγινε σταδιακά, αντικαθιστώντας, βάσει συγκεκριμένου πλάνου, τμήματα των προηγούμενων συστημάτων, χωρίς να

υπάρξει διακοπή ή πρόβλημα στην λειτουργία της εταιρείας. Προσθέτει ακόμα ότι: «το σταδιακό implementation του ERP επέβαλε την ταυτόχρονη λειτουργία και τον συντονισμό του με άλλα υποσυστήματα μέσω interfaces. Επίσης, υπάρχει μόνιμη διασύνδεσή του με άλλα συστήματα του ομίλου στο εξωτερικό για αποστολές και παραλαβές από άλλες χώρες, καθώς επίσης και με κάποια βοηθητικά συστήματα (π.χ. συστήματα image processing όπου αποθηκεύονται στοιχεία για το Proof of Delivery).

Ο κ. Dowdy μας λέει ακόμα ότι η πρώτη φάση της εφαρμογής (για τις οικονομικές υπηρεσίες) άρχισε την 1η Ιουλίου 2008, ενώ η δεύτερη φάση, που περιλάμβανε τη σταδιακή αντικατάσταση του προηγούμενου operational συστήματος άρχισε την 1η Φεβρουαρίου 2009 και έχει σχεδόν ολοκληρωθεί.

 

Οφέλη από την εφαρμογή

Ερωτηθείς για τα οφέλη που μπορεί να έχει μια επιχείρηση που εφαρμόζει τη συγκεκριμένη λύση ο κ. Ζαγκλής επισημαίνει ότι η ύπαρξη ενός ενιαίου συστήματος που καλύπτει όλον το οργανισμό εξασφαλίζει άμεση και αξιόπιστη πληροφόρηση για όλους τους χρήστες. «Δεν υπάρχουν interfaces με άλλα υποσυστήματα που δημιουργούν καθυστερήσεις και πολλές φορές σύγχυση. Ιδιαίτερα για την διαδικασία σε έναν τομέα, όπου η ίδια κίνηση ενημερώνεται από διαφορετικά άτομα σε διάφορες φάσεις (chain process), νομίζω ότι μόνο η ύπαρξη ενός ενιαίου ERP μπορεί να μειώσει την πιθανότητα λαθών. Εκτός αυτού το Microsoft Dynamics NAV – Courier διαθέτει ενσωματωμένα υποσυστήματα (π.χ. Warehouse Management ή CRM), τα οποία μπορούν με σχετική ευκολία να ενεργοποιηθούν, εάν χρειασθούν. Παράλληλα, η υποστήριξη του ERP συστήματος απαιτεί λιγότερη προσπάθεια και resources. Όλα αυτά μεταφράζονται τελικά σε αύξηση της ανταγωνιστικότητας και μείωση του κόστους λειτουργίας» τονίζει.

 

Από την πλευρά του ο κ. Dowdy υπογραμμίζει ότι τα οφέλη που απολαμβάνει από την εφαρμογή της λύσης στην επιχείρηση ήταν άμεσα. Όπως ο ίδιος περιγράφει, «αμέσως με την εφαρμογή (κυρίως της δεύτερης φάσης), υπήρξε σημαντικότατη μείωση του κόστους, ιδιαίτερα του κόστους προσωπικού που χρησιμοποιείτο στα κεντρικά γραφεία για την καταχώρηση των στοιχείων φορτωτικών. Παράλληλα με την αναδιάρθρωση των διαδικασιών, που έγινε με ευκαιρία την εφαρμογή του νέου ERP, επιτεύχθηκε περαιτέρω μείωση κόστους προσωπικού. Εκτός αυτού μειώθηκε σημαντικά το κόστος για τη λειτουργία και την υποστήριξη των ΙΤ συστημάτων. Σημαντικά ήταν όμως και τα ποιοτικά οφέλη. Αυξήθηκε ο έλεγχος και το integrity των πληροφοριών και επομένως μειώθηκαν σημαντικά τα λάθη και οι καθυστερήσεις που υπήρχαν».

 

Υποστήριξη και εκπαίδευση

Κατά τη διάρκεια της υλοποίησης η Step One, σύμφωνα με τον κ. Dowdy, υποστήριξε την όλη προσπάθεια με συνεχή και διαρκή παρουσία, παρέχοντας άμεσες λύσεις για τα προβλήματα που εμφανίζονταν, καθώς και βοήθεια των χρηστών για κάθε θέμα που αντιμετώπιζαν. «Πολλές φορές οι σύμβουλοι της Step One, εκτός από τις λύσεις που αφορούσαν άμεσα ή έμμεσα την εφαρμογή του ERP, παρείχαν και γενικότερες συμβουλές και προτάσεις που βασίζονταν στην τεχνογνωσία και την εμπειρία που είχαν αποκτήσει από άλλες εφαρμογές ERP» προσθέτει.

Και όσον αφορά στην εκπαίδευση του προσωπικού, ο κ. Dowdy επισημαίνει ότι δεν αντιμετώπισαν ιδιαίτερο πρόβλημα. «Το περιβάλλον εργασίας του Microsoft Dynamics NAV είναι πολύ απλό και φιλικό προς τον χρήστη. Ακολουθήθηκε η λογική του “train the trainer”, δηλαδή εκπαιδεύτηκαν από την Step One συγκεκριμένα άτομα από κάθε τμήμα (key users) οι οποίοι ανέλαβαν την εκπαίδευση των συναδέλφων τους» εξηγεί.

 

Κοιτώντας προς το μέλλον

Οι δυνατότητες μιας λύσης αναμφίβολα δεν περιορίζονται στην παρούσα δραστηριότητα μιας επιχείρησης. Καθώς αυτή εξελίσσεται και οι ανάγκες αυξάνονται, ο πελάτης προσδοκά μακροπρόθεσμα οφέλη. Όπως τονίζει ο κ. Dowdy, «με την εφαρμογή ενός ενιαίου, σύγχρονου και διεθνούς ERP η εταιρεία προσδοκά να παραμείνει ανταγωνιστική μέσα στον χώρο των εταιρειών ταχυμεταφορών, περιορίζοντας και ελέγχοντας το λειτουργικό της κόστος. Παράλληλα αναμένουμε το νέο ERP να επιτρέψει τη διαχείριση και νέων προϊόντων και υπηρεσιών ταχυμεταφορών (όπως π.χ. παροχή υπηρεσιών φύλαξης και διανομής εμπορευμάτων), κάτι που θα δώσει δυνατότητες ανάπτυξης. Μοιραία μια εταιρεία δεν μπορεί να παραμείνει στατική. Πρέπει να εξελίσσεται και 

στις επιχειρησιακές πρακτικές και στο ανθρώπινο δυναμικό και στις υποδομές. Επειδή το ERP σε μία εταιρεία παροχής υπηρεσιών είναι μία από τις βασικότερες υποδομές, προσδοκούμε ότι η Microsoft θα εξελίσσει διαρκώς το προϊόν της και επομένως η Interattica θα επωφελείται από την εξέλιξη αυτή».

 

Διαδικασίες που καλύπτει η λύση Microsoft Dynamics NAV

Α) Οικονομική διαχείριση της εταιρείας, η οποία περιλαμβάνει:

• Τη γενική λογιστική (με δυνατότητα μερισμών εξόδων και παρακολούθηση προϋπολογισμών).
• Την παρακολούθηση παγίων στοιχείων.
• Τη διαχείριση λογαριασμών πελατών (accounts receivable).
• Τη διαχείριση λογαριασμών προμηθευτών (accounts payable).
• Τη διαχείριση χαρτοφυλακίου (επιταγές και γραμμάτια).
• Τη διαχείριση αντικαταβολών (είσπραξη και απόδοση).
• Τη διαχείριση τιμοκαταλόγων και τιμολόγηση φορτωτικών.
• Την εκκαθάριση και υπολογισμό προμηθειών για αντιπροσώπους και μεταφορείς.

 

Β) Διαδικασίες λειτουργίας της (operation), οι οποίες είναι:

• Pick-up order Mgnt – Διαχείριση παραγγελιών πελατών για παραλαβές (τηλεφωνικές, πάγιες, προγραμματισμένες ή μέσω διαδικτύου).
• Claim Mgnt – Διαχείριση παραπόνων και απαιτήσεων πελατών.
• Pick-up dispatching – Δρομολόγηση/ανάθεση εντολών παραλαβών σε couriers – (δυνατότητα αυτόματης μεταφοράς στo hand held computer του courier).
• Deliveries routing – Δρομολόγηση και φόρτωση δεμάτων σε couriers για παράδοση – (δυνατότητα αυτόματης μεταφοράς στo hand held computer του courier).
• Courier de-briefing – Εκκαθάριση με την επιστροφή του courier στο depot (για παραλαβές, παραδόσεις και απόδοση χρημάτων) – (δυνατότητα αυτόματης μεταφοράς στοιχείων παραλαβών και παραδόσεων από το hand held computer του courier στο Microsoft Dynamics NAV).
• Consignment Manifestation – Ζύγιση και Καταχώρηση Στοιχείων με on-line υπολογισμό αξίας Φορτωτικής – εκτύπωση label με Barcode.
• Consignment tracking system – Παρακολούθηση της διαδρομής μιας αποστολής που γίνεται με διαδοχικά “σκαναρίσματα” στα διάφορα check points. Η διαδικασία αυτή περιλαμβάνει και τη δημιουργία σάκων και παλετών καθώς και το άνοιγμα και τον έλεγχο του περιεχόμενού τους κατά την παραλαβή τους.

 

Γ) Διαδικασίες πωλήσεων και marketing όπως:

• Στατιστική Πωλήσεων
• CRM
• Σύστημα για την καταχώρηση/έκδοση και εκτύπωση φορτωτικών από τους πελάτες στις εγκαταστάσεις τους και αυτόματη μεταφορά τους στο κεντρικό ERP
• Άμεση παροχή πληροφοριών για την κατάσταση των αποστολών ενός πελάτη με πρόσβαση στο site της εταιρείας.

 

Κριτήρια για το καλύτερο “πακέτο” ERP

Το ERP πρέπει να καλύπτει τη λειτουργικότητα που απαιτεί ο πελάτης.

Να υπάρχουν και άλλες δοκιμασμένες εγκαταστάσεις του ERP.

Η εταιρεία πληροφορικής που υποστηρίζει το “προϊόν” να έχει σημαντική παρουσία στην αγορά και να παρουσιάζει εχέγγυα βιωσιμότητας.

Το ERP να συντηρείται και να ανανεώνεται με την έκδοση διαδοχικών versions, έτσι ώστε να ενσωματώνει τις νέες τεχνολογίες και επιχειρησιακές πρακτικές.

Να υπάρχει ικανός αριθμός αξιόπιστων partners οι οποίοι να αναλαμβάνουν την εφαρμογή του συγκεκριμένου ERP, έτσι ώστε να υπάρχει δυνατότητα επιλογής και εναλλακτικές λύσεις.

Το ERP να ταιριάζει με την εργασιακή “κουλτούρα” της εταιρείας.